تعيين محل مذاكره:

بهترين محل براي مذاكره محلي است كه بتوانيد كنترل خود را بر فرآيند مذاكره به حداكثر برسانيد. هر مذاكره كننده مجربي محيط هايي كه باعث تقويت توانايي اش براي دستيابي به موفقيت در مذاكره مي شود را مي شناسد. در شروع هر معامله تجاري، شما بايد امتيازات و ضررهاي ناشي از مذاكره در دفتر خود، در دفتر رقيب يا دفتر شخص ثالثي را ارزيابي كنيد. از آنجا كه خوبيها و بدي هاي محل خاص ممكن است باتوجه به پيشرفت مذاكرات در جلسه اي خاص تغيير نمايد، اما شما هنگامي كه مذاكرات در حال پيش روي هستند،‌بايد اين مطلب را از نظر دور نگاه نداريد و هر چند گاهي موضوع را دوباره ازريابي كنيد.

براي بعضي از افراد، مذاكره در محل كار خود امتيازات زيادي در بر دارد. مذاكره در محل كار توانايي شما را براي مهار كردن عوامل مهمي مثل : مسافرت، خستگي و محيط هاي فيزيكي را افزايش مي دهد به علاوه، اين عمل باعث مي شود كه تيم شما به امتيازات بيشتري مثل حمايت كاركنان، پرسنل، بايگاني و افرادي كه تصميم گيري نهايي به عهده ي آنها مي باشد، دسترسي داشته باشند. (هاريس،‌1377، 92 )[1]

مذاكره كننده بايد محيطي را كه مذاكرات در آن اتفاق خواهد افتاد آماده و ايجاد نمايد. بسياري از خريداران پيشنهاد مي كنند كه مذاكرات در همان محل كار خود اتفاق بيفتد براي اينكه آنها احساس راحتي و اعتماد به نفس دارند )اشکرفت،2004 ،231  ) [2]

محيط فيزيكی  مذاكره بايد براي سازگاري با شما چيده شود )دنیلز، 1998 ،58  ) [3]

محيط مذاكره شامل ايجاد فضاي مناسب، انتخاب زمان مناسب و گزينش بهترين محل براي برگزاري مذاكره خواهد بود. بهترين محل مذاكره مكاني است كه بيش از هر جايي ديگر در آن احساس آرامش و اطمينان حاكم باشد در صورتي كه محيط مذاكره بي طرف باشد، از هر گونه تعصبي در جلسه جلوگيري خواهد شد و محيط بي طرف نبايد زمين حريف باشد و از قرار گرفتن در شرايط ناامن بايد خودداري نمود. ( انواري رستمي، 1382،‌84 )

محيط فيزيكي محل مذاكره مي تواند به همان اندازه شهري كه مي خواهند در آن مذاكرات را برپا نمايند از اهميت برخوردار باشد عواملي مانند دكور، دما، جا، نور وراحتي محل با توجه به خصوصيات شخصي و كاري مي توانند تأثير قابل ملاحظه اي بر محيط فيزيكي مذاكرات داشته باشند. با به كارگيري اين عوامل قبل از اينكه رقيبتان اين عوامل را بر عليه شما به كار گيرد شما ممكن است بتوانيد امتياز مهمي را در مذاكره نصيب خود نماييد. ( هاريس، 1377، 96 )[4]

تشكيل جلسات در محل تعيين شده از جانب شما يا طرف مقابل، فوايدي را براي هر دو طرف به همراه خواهد داشت.

2-2-1-8- فوايد تشكيل در دفتر شما :

1- احساس كنترل بيشتر بر روند مذاكرات

2- هماهنگ كردن اوقات وقفه در جلسات

3- حمايت در صورت نياز

4- توانايي انتخاب دفتر، محل و تجهيزات آن

فوايد تشكيل جلسات در دفتر حريف :

1- امكان ارزيابي محل كار حريف

2- دادن امتيازهايي از جانب طرف مقابل

3- ترغيب طرف مقابل در مورد درگير كردن رؤساي ارشد جهت برطرف كردن موانع

( فلمينگ، 1379، 40 )[5]

 

2-2-1-9- محل استقرار :

مكان هاي نشيمن در محل مذاكره را همچنين بايد مدنظر قرار داد. اگر تمام مذاكره گران به طور نسبي مكان خوبي براي نشستن داشته باشند، به اين معني كه هيچ كدام از افراد در مكاني بلند تر يا راحت تر از رقباي خود نشسته باشند، امكان رسيدن به توافق افزايش مي يابد. به عبارت ديگر محل نشستن امكان عدم توافق را افزايش مي دهد، جلسات را كوتاه تر مي سازد و يا اين احساس را در افراد به وجود مي آورد كه مذاكرات را تحت كنترل دارند.

ميز مذاكره گرد، چنين ميزي مي تواند از تنش ها بكاهد و بر اين موضوع اشاره داشته باشد كه تمام افرادي كه دور ميز نشسته اند با هم همكار هستند و از موقعيت يكساني برخوردارند. و ميز مستطيل شكل كساني كه دورآن نشسته اندمعمولاٌبه طرف مقابل خودگرايش كامل دارند (هاريس، 1377، 101  – 99)2

نحوه ي قرار گرفتن مذاكره كنندگان مي تواند بر روند جلسه و نيز نتيجه نهايي تأثير قابل توجهي داشته باشد.

با توجه به اين مسائل، شما بايد درك نماييد كه بعضي از عوامل محيطي غالباٌ توافق بين دو طرف مذاكره را به وجود مي آورند، در حالي كه بعضي ديگر باعث عدم توافق بين آنها مي گردند. با درك اين عوامل و به كارگيري آنها به نفع خود شما مي توانيد محيطي فيزيكي فراهم آوريد كه احتمال ايجاد توافق بين خود و رقيبتان در جلسه اي معين را افزايش دهد. به عبارت ديگر، شما مي توانيد روشي بكارگيريد كه پيام مورد نظر شما در مذاكرات مبتني بر اينكه توافق در اين زمان ناممكن است را تقويت نمايد. ( هاريس، 1377، 96 ) [6]

2-2-2 – ارائه پيشنهاد :

ارائه پيشنهاد در هر مذاكره يك امر اساسي است. بنا بر اين بايد از قبل  تصميم بگيريد كه در پيشنهاد دادن آيا مي خواهيد نفر اول باشيد يا اين كه تصميم داريد به پيشنهاد طرف مقابل جواب بدهيد. هنگامي كه فرآيند همكاري شروع مي شود كه دو طرف احتياجاتشان را فاش مي كنند و موافقت هاي ضروري را براي تطبيق يا وفق پيشنهادشان با نيازهاي طرف ديگر را مي گويند. ( ویمست گسن هیمر، 1996، 21)[7]

اين مرحله شامل ايجاد جو مثبت، ايجاد موضوعات و بيان نیاز مورد نظر و درك آنها مي باشد. (منینگ و رابرتسون، 2003، 61)[8]

در مذاكرات اظهارات خود را به نحوي بايد بيان كرد كه در ادامه جلسه امكان مانور داشته باشيد. با عبارت ديگر نبايد به گونه اي صحبت كنيد كه گويي موضع غير قابل تغييري داريد. اظهارات خود را به صورت فرضي بيان كنيد تا در طول مذاكره امكان كوتاه آمدن براي طرفين وجود داشته باشد.

چگونگي تداوم روند مذاكرات را با مطرح نمودن پيشنهادات زير مي تواند بهبود بخشيد:

2-2-2-1- زمان بندي :

در هر جلسه اي زمان مناسبي براي مطرح ساختن پيشنهاد وجود دارد و مذاكره كنندگان با تجربه به اين زمان را به راحتي تشخيص مي دهند.

در اغلب مذاكرات نتيجه نهايي بستگي به اين دارد كه پيشنهاد چگونه مطرح مي شود، زماني كه مي بينيد خواسته طرف مقابل با خواسته شما تفاوت چنداني ندارد، صلاح در اين است كه بگذاريد اول او پيشنهاد خود را مطرح كند.

2-2-2-2- ترغيب و تشويق جهت ارائه پيشنهاد :

هنگامي كه موقعيت را از لحاظ زماني براي ارائه پيشنهاد هاي خود مناسب مي يابيد، اما از دو جانبه بودن اين احساس اطمينان نداريد، به سادگي مي توانيد سؤال كنيد : مهارت به كارگيري روش هاي صادقانه در مذاكرات بسيار ازرشمند است، به اين معني كه اعتماد حريف را نسبت به شما جلب مي كند و وي متوجه مي شود كه قصد فريب دادن او را نداريد. اين حركات،‌علاوه بر آن فرصت پيشبرد جلسه را به طرف مقابل مي دهد و او را به ارائه پيشنهاد هاي خود ترغيب مي كند.

2-2-2-3-بهترين روش :

چگونگي ارائه پيشنهاد، بسيار مهم است و بهترين روش بكار بردن جملات شرطي در بيان پيشنهاد است. پيشنهاد خود را با زباني رسا و قاطع بيان كنيد.

[1] – hariss

[2] – Ashcroft

[3] – Daniels

[4] – hariss

[5] – Fleming

2-Harris

[6] Harris

[7] – wimsatt and Gassenheimer

[8] – manning and Robertsonمطالب بیشتر در سایت : ahmadansari.com